Una radiografía de los costos de almacenamiento logístico

La reducción de los costos operativos y el aumento de los beneficios representan el principal objetivo de toda gestión logística. Lograr la eficiencia de las operaciones intralogísticas pasa por identificar y rebajar los principales costos, entre los que destacan los ligados al transporte y al almacenaje.

En nuestro artículo vamos a abordar las principales áreas que componen los costos logísticos para centrarnos después en los gastos de almacenamiento.

¿Cómo se reparten los costos logísticos?

Los desembolsos logísticos pueden clasificarse en tres grandes ámbitos:

• Costos de aprovisionamiento: incluye toda la labor que desempeña el departamento de compras, encargado de seleccionar y emitir pedidos a proveedores. En este sentido, cada vez se tiende a una mayor integración en los acuerdos entre empresas, así como a considerar otros criterios distintos al precio.
• Costos del almacenamiento: mantener un almacén en funcionamiento conlleva gastos asociados de muy diversa naturaleza. En gran medida, su optimización pasa por una gestión eficiente de la operativa, por su integración con el transporte y por el ajuste de los niveles de stock a lo estrictamente necesario.
• Costos ligados al transporte: suponen una partida muy significativa. La cadena de transporte de materias primas o mercaderías es un reto continuo para la optimización de costos logísticos, ya que se encuentra constantemente sometida a factores cambiantes imposibles de controlar (por ejemplo, el precio de los carburantes). Para contrarrestar esta variabilidad, las tendencias actuales están priorizando la consolidación de mercaderías, la organización de rutas y el uso de vehículos industriales más eficientes.

Tipos de costos de almacenamiento logístico

Conocer a fondo los costos de almacenamiento y las variables que los definen dentro y fuera de la empresa es imprescindible para mejorar el rendimiento del almacén. Veamos los principales costos de almacenamiento:

1. Costo del espacio de almacenaje

El costo del espacio de almacenaje está relacionado con el propio edificio del almacén:

• Alquiler y/o amortizaciones: la naturaleza de este costo dependerá de si el almacén está en propiedad de la empresa o se encuentra arrendado a un tercero.
• Financiación: refleja el capital que ha sido necesario para realizar la inversión en el almacén.
• Mantenimiento y reparación de la nave logística como, por ejemplo, la pintura, soluciones de aislamiento, arreglos en el pavimento, las mejoras en el edificio…
• Seguros: normalmente la empresa protege el edificio del almacén ante accidentes o siniestros como incendios, inundaciones, seísmos…
• Impuestos: aquí estarían los relacionados con la edificación, como el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI).

2. Costos de las instalaciones

Este apartado de los gastos de almacenamiento hace referencia a todos los elementos que se usan para maximizar la capacidad de almacenaje de la nave y facilitar el manejo de las cargas en su interior. En general, este tipo de costos están ligados a la financiación de:

• Herramientas y equipos de manutención: ya sean manuales (montacargas o transpaletas, por ejemplo) o sistemas automáticos (transelevadores o transportadores). Aquí también entrarían otro tipo de herramientas como los dispositivos de asistencia al picking o sistemas de embalaje automático.
• Sistemas de almacenaje: se refiere al valor de las estanterías industriales, necesarias para mejorar la capacidad del almacén.
• Software de gestión del almacén: a pesar de que no se trata de un elemento tangible, el software requiere una inversión que está intrínsecamente ligada al funcionamiento del almacén.

A estos apartados hay que sumar los relacionados con reparaciones y mantenimiento de los equipos, por ejemplo la Inspección Técnica de Estanterías, las amortizaciones de los equipos y los costos de alquiler.

3. Costos de manipulación y gestión

Están ligados a los recursos necesarios para mantener el flujo de materiales activo en el almacén:

• Costo de personal: son los costos laborales de los trabajadores implicados en la actividad del almacén (incluida administración). Es decir: sueldos, seguridad social, ropa de trabajo, dietas o pluses por rendimiento. Estos costos fluctúan si se cuenta con mano de obra temporal para periodos de alta actividad.
• Costo de amortización de los equipos técnicos y la financiación de los mismos.
• Suministros: embalajes, energía, calefacción, agua corriente, internet, servicio de limpieza… En algunas empresas como aquellas que cuentan con almacenes refrigerados, controlar los costos energéticos es de vital importancia.

4. Costo de mantenimiento de stock

Conservar stock almacenado es una cuestión estratégica para la gestión logística de toda empresa, ya que gracias al almacén es posible responder a la demanda con garantías. Pero esto conlleva costos importantes en dos sentidos:

• Costo del propio stock: disponer de inventario en el almacén supone la inmovilización de la inversión realizada y un importe financiero (es dinero que no se puede invertir en otra partida).
• Costo de los seguros: la cuantía de estos seguros dependerá del tipo de mercadería almacenada.

5. Otros costos no evidentes

Se trata de un conjunto de costos variados que suelen ser fruto de la ineficiencia o de los imprevistos en la actividad logística. Ejemplos de ellos son los siguientes:

• Roturas de stock: la inexistencia de un producto almacenado en un momento concreto tiene costos directos (el valor de las ventas que no pueden cerrarse), la pérdida de imagen o de fidelidad a la marca (es más complejo de cuantificar).
• Daños en la mercadería fruto de manipulaciones indebidas de la misma. El costo será diferente si la pérdida es total o si se puede reparar para su reaprovechamiento (entonces incluiría ese costo de reparación).
• Descuadres en el inventario: pueden producirse por robos o simplemente por errores en la gestión de la información (de ahí la importancia de contar con un estricto control de inventario).
• Obsolescencia de las mercaderías almacenadas a las que no se da salida comercial.

¿Qué factores influyen en los costos de almacenamiento?

Los costos de almacenamiento vienen definidos por variables como las siguientes:

1. Número de productos y la cantidad por cada referencia

El almacén no se organizará igual si contamos con muchas unidades de una misma referencia (podrá optarse por almacenaje compacto para maximizar el espacio) o si tiene una gran variedad de referencias y es necesario acceder a cada una de ellas. La tendencia actual es la llamada proliferación de SKU: cada vez hay más variedad de productos y más personalizados.

2. Dimensiones de la mercadería almacenada

Los requerimientos de espacio de almacenaje serán muy diferentes si manejamos paletas, mercaderías voluminosas o piezas pequeñas, lo mismo ocurrirá con los equipos de manutención necesarios para mover las mercaderías. Hay una regla global de optimización en este sentido: estandarizar todo lo posible las unidades de carga.

3. Estacionalidad y tipo de demanda

La concentración de la demanda en ciertos momentos del año puede poner contra las cuerdas a cualquier almacén. Es necesario analizar con detalle las fluctuaciones en el stock de la empresa para determinar cómo organizar el almacenaje y los flujos de materiales de manera más eficaz.

En la misma línea, el tipo de demanda también determina el tamaño y la composición de los pedidos que recibe el almacén. Esto condiciona la carga de picking que va a tener el almacén.

Por ejemplo, si estamos tratando con pedidos de poco tamaño pero muy numerosos, se multiplica el número de desplazamientos y de operaciones necesarias para prepararlos.

4. Operativa de picking y preparación de pedidos

El método de preparación de pedidos influye de manera directa en el layout del almacén, pero también en los equipos necesarios para extraer y trasladar las cargas y en el tipo de estanterías que instalar. Por ejemplo, en este sentido, hay que valorar:

• La altura del almacén: suele ser una medida común para incrementar la capacidad de almacenaje, pero manipular cargas en altura es más costoso desde el punto de vista del picking (la sola elevación ya supone tiempo añadido a las operaciones).
• Sistemas de asistencia a la preparación de pedidos: si se cuenta con máquinas de embalaje (enfardadoras o paletizadoras) o con dispositivos de picking por voz o por luz, se incrementará la productividad global de cada fase de picking.

5. Localización del almacén

Por supuesto, el lugar donde se ubique también influye en los costos del almacén. Por ejemplo, la concentración logística en ciertos puntos geográficos como en los alrededores de las grandes ciudades está empujando al alza el precio del suelo.

El reto de minimizar costos en un entorno logístico complejo

Reducir los gastos logísticos es una tarea compleja que debe realizarse desde un punto de vista integral. Si no, el riesgo que se corre es que parezca que estás minimizando costos por un lado y estos aumenten en otro punto de la cadena de suministro.

Por ejemplo, desde el punto de vista de la gestión de compras, puede parecer más rentable conseguir mejores precios por compras en grandes volúmenes, pero luego este aumento de stock eleva el costo de mantenimiento y almacenaje por otro lado.

Conocer las variables con más impacto en los costos del almacenamiento es el primer paso para tratar de contenerlos. No en vano, ocupan un lugar importante dentro de las posibilidades de optimización de la cadena de suministro.