4 desafíos recurrentes en la implementación del WMS en el almacén

Instalar un WMS en el almacén conlleva múltiples ventajas si el proyecto se desarrolla y se ejecuta correctamente. La clave para implementarlo adecuadamente está no solo en realizar una selección adecuada del software, sino también en gestionar el proyecto mano a mano con el proveedor del WMS e involucrar al personal.

Sin embargo, la puesta en marcha de un software de gestión de almacenes no es un proceso sencillo y la posible falta de experiencia en procesos similares dentro de tu empresa habitualmente complica el proceso. Por ello, en nuestro artículo de hoy repasamos los errores más comunes en la implementación de un WMS en el almacén:

1. No hacer los deberes

Expliquémonos: un mito común relacionado con instalar un WMS es subestimar el trabajo interno que hay que hacer.

No hay duda de que el acompañamiento del proveedor es fundamental, pero como jefe de almacén o responsable de logística tienes que hacer tus deberes: nadie como tú conoce los entresijos del almacén y no hay mayor desacierto que proporcionar información errónea o inexacta a tu partner logístico.

Consejo: colaborar con el proveedor del WMS es esencial

• Designa al equipo de trabajo adecuado: el responsable del proyecto debe contar con los conocimientos suficientes acerca de los procesos que se llevan a cabo en el almacén, pero también sobre la tecnología a implementar y, sobre todo, ser muy organizado para controlar los avances del proveedor.
• Colabora de forma transparente con el proveedor: la buena integridad de la información registrada en la base de datos es responsabilidad del jefe del almacén. Por ello, hay que prestar especial atención a la recopilación y actualización de todos los datos referidos a: productos, unidades de carga y ubicaciones, entre otros.

2. Tener expectativas poco realistas acerca del software

Para dar con el mejor WMS es necesario identificar aquel que más se ajuste a la forma de trabajar del almacén y encontrar una solución cuya inversión encaje con las posibilidades financieras de la empresa.

En muchas ocasiones, se elige un sistema de gestión de almacenes simplemente por su precio y, al final, lo barato puede salir caro.

Otro error común relacionado con fallos en las expectativas es diseñar un calendario de implementación demasiado optimista o elegir un mal momento de la actividad logística para poner en marcha un proyecto de estas características.

Consejo: concreta tus necesidades y establece hitos y objetivos

• Elige según las funcionalidades y calcula el retorno de la inversión: conviene detallar los requisitos operativos imprescindibles y evaluar el impacto financiero en función del ROI del WMS. No caigas en la equivocación de buscar duros a cuatro pesetas.
• Establece los objetivos que quieres conseguir: es importante conocer la operativa actual del almacén, pero más importante todavía es fijarse en lo que deberías estar consiguiendo. Identifica las buenas prácticas en el sector y aspira a la excelencia. Y respalda todo con datos: en este contexto, medir KPI en el almacén se vuelve indispensable.

3. Vender solo la parte agradable

Es normal sentir entusiasmo por todas las mejoras cualitativas que acompañan a la implementación de un WMS. Pero conviene ser cautos y no transmitir ideas sesgadas al equipo: empezar a trabajar con un sistema de gestión de almacenes supone cambios operativos profundos.

Consejo: haz que todo tu equipo sea consciente de que su colaboración es necesaria

• Reserva tiempo suficiente para la formación: este punto debe ocupar un lugar destacado en el plan de implementación del WMS, en especial cuando además se instalan dispositivos como terminales de radiofrecuencia (si el almacén aún trabajaba con documentación en papel) o sistemas de picking por voz, entre otros.
• Prepara a tus operadores para el cambio: la nueva organización tras la implementación del WMS puede provocar cierta inquietud en la plantilla. Aunque un WMS como Easy WMS ha sido diseñado de forma intuitiva, hay que tener en cuenta que la facilidad de incorporar los nuevos métodos también depende de la formación y experiencia de los trabajadores.

4. Ser demasiado impaciente

Los proyectos de implementación de un software de gestión de almacenes duran meses. Y es algo normal: hay que ajustar las funcionalidades, integrarlo con el resto de sistemas que se usan en la empresa y testearlo sobre el terreno. En el camino surgirán obstáculos y hay mucho en juego.

Consejo: dale tiempo y sigue trabajando

• Asume que hay un periodo de adaptación: el objetivo es que todo funcione al 100% desde el primer día y para ello debe estar el proveedor dando soporte y vigilando que todo se despliegue con eficacia.
• Diseña un plan de contingencia: un plan B permitirá actuar con rapidez y solvencia ante un eventual fallo en el sistema.

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