Almacén caótico: ventajas y retos de este sistema de gestión de ubicaciones

El criterio de ubicaciones en el almacén, es decir, dónde colocar la mercadería y según qué reglas, determina la forma de trabajar en él y la capacidad efectiva de la instalación. Existen distintas estrategias para organizar la colocación de las unidades de carga: gestión de ubicaciones fija, almacén caótico o desordenado y gestión mixta.

En este artículo vamos a abordar en detalle cómo funciona un almacén caótico, qué ventajas tiene este sistema de ubicaciones y qué exigencias presenta para la gestión de la instalación de almacenaje.

¿Cómo funciona la gestión de ubicaciones en un almacén caótico o desordenado?

El término almacén caótico hace referencia al tipo de gestión de ubicaciones que es desordenado, aleatorio, variable o libre. A pesar de su paradójica denominación, la selección de ubicaciones en un almacén caótico sigue un orden muy estricto, normalmente basado en la rotación de existencias y, por tanto, en la clasificación de productos A-B-C.

Según se realiza la recepción de mercaderías en el almacén, a estas se les asigna un hueco en función de los espacios que hay disponibles en ese preciso momento.

Cada mercadería se etiqueta con un código único que en el sistema queda registrado con distintas características asociadas, entre ellas el hueco de almacenamiento que le corresponde.

Para que un almacén funcione con el sistema de ubicaciones libre, es imprescindible que cuente con un sistema de gestión de almacenes que ejecute esta función. El propio software será el que, nutriéndose de los datos del stock almacenado, especifique dónde debe ir el producto, descargando de esta tarea a los operarios.

La implantación de este sistema revolucionó el tradicional orden que se seguía en la organización de la mercadería en los almacenes, que situaban las referencias por categorías en zonas fijas. Un almacén con ubicaciones desordenadas puede dar la sensación de caos a primera vista, de ahí su nombre.

Ventajas del almacén caótico

En la actualidad, son muchas las instalaciones que siguen este criterio de ubicaciones debido a las múltiples ventajas que presenta:

1. Optimiza el espacio de almacenaje disponible:

Un almacén caótico maximiza la capacidad de almacenaje efectiva, logrando que se aproxime a la capacidad física del almacén (puede incluso superar el 92% de esta). Al asignar las ubicaciones de forma flexible, disminuye el riesgo de saturación de ciertas zonas y se aprovechan los huecos libres con mayor eficacia.

2. Otorga mayor flexibilidad al almacén:

En el caso de que se produzcan cambios en el tipo de stock almacenado, la instalación es capaz de adaptarse sin sufrir grandes variaciones operativas. Por ejemplo, esto es algo fundamental para empresas que gestionan cargas de distintos clientes como es el caso de los operadores logísticos o 3PL (Third Party Logistics).

3. Acelera el proceso de selección y colocación de la mercadería:

• Las decisiones relacionadas con la gestión de ubicaciones las toma un sistema informatizado encargado de designar su colocación en función de los parámetros elegidos. Los trabajadores no necesitan dedicar tiempo a la organización de ubicaciones.
• Los operarios nuevos o aquellos que trabajen temporalmente en la empresa no necesitan aprenderse la distribución del almacén.
• El sistema de gestión de almacén traza las rutas en función de las ubicaciones, optimizando los desplazamientos.

4. La operativa gana en precisión:

Aunque parezca que un almacén caótico puede ser terreno abonado para los errores, nada más alejado de la realidad. La disposición de los productos de forma desordenada evita que los trabajadores se equivoquen en cuestiones como el color o el tamaño. En un almacén tradicional, los productos muy similares se encuentran en la misma zona, lo que genera una mayor confusión.

Aquí, por supuesto, desempeña un papel esencial el WMS, indicando al operario con exactitud qué debe recoger de cada estantería. Además, la precisión se puede reforzar añadiendo sistemas de asistencia al picking como el pick-to-light.

Requisitos para instaurar el sistema de almacenaje desordenado

Para adoptar un sistema de almacén caótico, es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El uso de un WMS es ineludible: la gestión debe estar informatizada y completamente integrada con el ERP de la empresa para controlar los niveles de stock.
• Los sistemas de almacenaje deben ser lo suficientemente adaptables para albergar la mayoría de las cargas. Antes hemos mencionado esta flexibilidad como una ventaja, pero también funciona como requisito.

A pesar de las ventajas del almacenaje desordenado o caótico, existen algunas excepciones en las que no se puede aplicar este sistema. Ejemplo de ello son las mercaderías que necesitan condiciones específicas para su almacenamiento (por ejemplo, las refrigeradas) o aquellas voluminosas, para las que se necesitan estanterías especiales.

En cualquier caso, es frecuente encontrar instalaciones de almacenaje que se organizan combinando ambos criterios de gestión de ubicaciones. De esta forma, aquellos productos con mayor rotación se encuentran en una zona fija (suele estar cerca de los muelles de carga) y, el resto, se asignan de manera libre o aleatoria.