La recepción de mercaderías en el almacén: fases y estrategias de mejora

La recepción de mercaderías es una de las operativas más importantes del almacén, ya que es la que inicia el flujo de materiales. Mal gestionada, puede ser el punto de partida de muchos errores que luego afloran en el inventario y que limitan la productividad de la instalación.

Organizar con tino la recepción de mercaderías es clave para conseguir un almacén eficiente y contener los costos operacionales. Para ello, es interesante conocer las tareas que engloban este proceso, su alcance y qué estrategias debes llevar a cabo para mejorarlas.

Tareas asociadas a la recepción de mercaderías

La recepción de mercaderías va más allá de tan solo dar entrada a los pedidos procedentes de los proveedores. Se trata de un proceso que implica múltiples tareas relacionadas que podemos agrupar en cuatro grandes bloques:

1. Planificación e información

Planificar las llegadas de mercadería es fundamental para que no se produzcan cuellos de botella en los muelles del almacén. El proceso de recepción de mercaderías se ve determinado, en parte, por una correcta coordinación de la cadena de suministro y, principalmente, por la gestión de los aprovisionamientos o compras. Por ejemplo, este es el pilar sobre el que se asientan las operaciones de cross-docking.

Además, para agilizar la recepción de mercaderías es imprescindible que haya una buena gestión de la información y que todos los actores implicados estén al corriente de los pedidos que se esperan y de sus horas de llegada.

2. Descarga y gestión de los muelles de carga

Este bloque de operaciones hace referencia a la descarga de las mercaderías desde los camiones, así como a su desplazamiento hasta la zona de recepción o de consolidación, o bien directamente hacia su lugar en las estanterías.

Es conveniente que los trabajadores destinados a recepciones cuenten con procedimientos para cada situación que se pueda dar. De esta forma, sabrán cómo operar y qué equipos de manutención deben usar.

3. Control de calidad de la mercadería

Al recibir los pedidos, se realiza una primera verificación de los albaranes para ver si coinciden con lo acordado con el proveedor en cantidad, modelo y características. También se comprueba que el embalaje está en perfecto estado.

Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras la anterior comprobación inicial será necesario llevar a cabo, en algunos casos, un control de calidad más en profundidad. Por ejemplo, esto ocurre así cuando:

• Se reciben materias primas en el almacén: muchas empresas tienen su propio control de calidad para evaluarlas.
• Los productos son alimentos o con ciertos medicamentos que necesitan de condiciones especiales en cuanto a temperatura y humedad para su correcta conservación. Esta etapa es esencial para comprobar que no se haya roto la cadena de frío.
• Son mercaderías peligrosas: existen normativas específicas que regulan su embalaje y los procedimientos de carga y descarga al tratarse de productos cuya manipulación entraña riesgos extra.

El tiempo necesario para realizar estos controles se conoce como cuarentena y el almacén requerirá una zona reservada para estos trámites.

Si la mercadería llega en paletas estandarizados, es posible automatizar el control de calidad gracias a los puestos de inspección de paletas integrados en los transportadores, como vemos en la imagen.

4. Etiquetado, consolidación y emplazamiento de la mercadería

Durante todo el proceso de recepción de mercaderías, es de vital importancia registrar toda la información y dejar constancia de la llegada de nuevo material para controlar su trazabilidad.

Por ejemplo, las tradicionalmente conocidas como «hojas de recepción» aglutinan datos como número o código de pedido, albarán, resultado del control de calidad, descripción e identificación de la mercadería y cantidades.

En almacenes que cuentan con un sistema de gestión, estos datos están informatizados según los parámetros logísticos que se utilicen en la empresa (suelen estar en consonancia con la base de datos del ERP).

En general, pueden darse estas situaciones en la recepción de mercaderías:

• Se reciben los productos sin paletizar y estos deben pasar a una fase de consolidación y registro para luego ser ubicados en el almacén.
• La mercadería está organizada en paletas y entonces se efectúa una rápida validación de cantidades y características para directamente luego transportarla a las estanterías.
• Llegan devoluciones: aquí entra en juego la gestión de la logística inversa de la empresa. Normalmente tiene sus propias reglas en cuanto a la revisión de los productos devueltos y puede requerir que el stock se bloquee para realizar estas verificaciones.

Aunque no es lo más deseable, en ocasiones se producen las denominadas recepciones ciegas, es decir, llega un pedido sin tener constancia previa de él o a una hora diferente de la acordada. En este caso, es interesante contar con un plan de actuación para gestionarlo con eficacia.

Un sistema de gestión de almacén (WMS) es de gran ayuda en situaciones como esta, ya que es capaz de dirigir la actividad sin interferir en el resto de operaciones del almacén y sin descuadrar el control de stock.

Además, como parte de esta fase es necesario etiquetar la mercadería con el sistema de identificación que maneje la empresa y definir una ubicación para ella en el almacén.

Los ingredientes de una buena recepción de mercaderías en el almacén

¿Qué estrategias podemos llevar a cabo para mejorar la recepción de mercaderías en el almacén? Tener en cuenta los siguientes consejos te permitirá orquestar un proceso de entradas eficaz:

- Ajustar la planificación de entradas a las posibilidades del layout del almacén

La relación entre el layout del almacén y la planificación de operaciones como la recepción de mercaderías es bidireccional. Es decir, en la fase embrionaria de un proyecto de diseño de almacén hay que tener muy en cuenta cómo disponer los muelles de carga, qué características deben tener en función de los camiones y el tipo de mercadería que transporten, y qué cantidad de accesos se necesitan (previendo posibles ampliaciones futuras).

Del mismo modo, la gestión de las entradas (y salidas) de mercadería debe planificarse partiendo de la infraestructura disponible.

- Evaluar la posibilidad de automatización de tareas en la recepción de mercaderías

En ocasiones, la saturación de los puntos de acceso al almacén puede tener origen no en una planificación deficiente, sino en cambios estructurales que están moldeando la forma de trabajar de la propia empresa.

Por ejemplo, que la compañía esté experimentando un crecimiento en las ventas que, poco a poco, va incrementando el nivel de actividad global en el almacén.

Antes de llegar a un punto crítico, es conveniente analizar procesos, detectar puntos de mejora y encontrar soluciones que los agilicen. En este sentido, la automatización de alguna de las tareas que comprende la recepción de mercaderías tiene muy buenos resultados cuando el almacén está anexo al centro de producción, ya que los movimientos de entrada de producto son repetitivos y fácilmente predecibles.

Ejemplo de ello son las empresas Dafsa y Firat Food, que han trabajado con Mecalux para la implantación de sistemas automáticos en sus almacenes. Ambas cuentan con un circuito de transportadores junto a los muelles de carga y descarga que ahorran desplazamientos a los operarios.

Estos están equipados con puestos de inspección de paletas que ejecutan el control de calidad, verificando el gálibo y el estado de las cargas, además de registrarlas y actualizar el stock en tiempo real gracias a Easy de Mecalux.

- Establecer protocolos que regulen todo el proceso de recepción de mercaderías

Cuánto más estandarizada esté la operación, menores incidencias se producirán. De hecho, contar con un sistema de gestión de almacén supone un gran avance para la protocolización de tareas. Con WMS, los apuntes en papel desaparecen y todo queda integrado en el mismo lugar facilitando el acceso y control de la información.

El sistema permite realizar funciones de recepción de mercaderías como añadir la previsión de stock entrante, registrarlo, etiquetarlo y gestionar su ubicación optimizando el espacio disponible. Además, WMS ayuda en la organización de tareas más complejas como la gestión de recepciones ciegas, devoluciones y cross-docking.

Como conclusión, más allá de las fases de la recepción de mercaderías y de las distintas estrategias que permiten optimizarla, es imposible tener una operativa eficaz sin que los operarios cuenten con la formación suficiente para llevarla a cabo.

Tanto si hay un WMS funcionando en el almacén como si no, la capacidad de los trabajadores es una pieza crucial sin la que el puzle del almacén eficiente no encaja.

Si crees que tus procesos logísticos en el almacén, incluyendo la recepción de mercaderías, tienen margen de mejora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Uno de los expertos de Mecalux los analizará en detalle y te propondrá soluciones ajustadas a tus problemáticas particulares.